Einfach, schnell und revisionssicher

Die Digitalisierung regelbasierter Complianceprozesse führt zu mehreren positiven Effekten für die Compliance und das gesamte Unternehmen

Von Dr. Lothar Essig

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Der Umgang mit Geschenken, Einladungen und anderen compliancerelevanten Fragestellungen stellt Mitarbeiter oft vor Herausforderungen. Entscheidungssicherheit geben Browser- oder App-basierte Tools, die auf der digitalen Abbildung verschiedener Fallkonstellationen in Entscheidungsbäumen und damit verknüpften Handlungsempfehlungen beruhen.
In Organisationen ist die Compliancefunktion verantwortlich für zahlreiche Normen, beispielsweise solche, die bei der Vergabe und der Annahme von Geschenken und Einladungen zu beachten sind. Neben dem Regelungsumfang beinhalten die Normen auch den Adressatenkreis und gehen mit klaren Vorgaben über einen prinzipienbasierten Rahmen hinaus. Differenziert nach Annahme beziehungsweise Vergabe, nach der Art der Zuwendung sowie den geltenden Wertgrenzen, zeigen sie konkret auf, wie beispielsweise im Fall von Geschenken und Einladungen zu verfahren ist.

Herausforderung für die Mitarbeiter
Während ein Teil der Mitarbeiter nur bedingt für Compliancefragestellungen sensibilisiert ist und fallweise gar nichts unternehmen wird, stehen die anderen üblicherweise vor vier Herausforderungen: Sie müssen die relevante Norm identifizieren, sie beispielsweise im Intranet lokalisieren, dann die für sie relevante Regelung innerhalb der Norm finden und diese schließlich verstehen. Mit Compliancefragestellungen konfrontiert, zeigen Mitarbeiter insgesamt daher folgende typische
Reaktionen:

  • Sie unternehmen mangels Sensibilisierung und Prolembewusstsein nichts.
  • Sie sind sensibilisiert, empfinden aber aufgrund obengenannter Erfahrungen die Problemlösung als frus­trierend und entscheiden am Ende intuitiv.
  • Sie versuchen, das Problem eigenständig zu lösen, investieren aber überproportional viel Zeit, da einzelne Mitarbeiter zu selten mit solchen Fällen konfrontiert sind.
  • Sie sehen die Verantwortung bei einer Einheit wie dem Complianceteam, das sie kontaktieren und eine Problemlösung erwarten. Die individuellen und dringlichen Anfragen binden nicht nur Ressourcen bei der Compliance, sie können oft auch nicht umgehend beantwortet werden.

Alle vier Reaktionen sind für das Unternehmen suboptimal. Die ersten beiden stellen ein Effektivitätsproblem dar und führen im schlimmsten Fall zu Fehlverhalten, mit dem sich die Mitarbeiter selbst oder sogar dem Unternehmen schaden. Die Reaktionen 3 und 4 sind dagegen ein Effizienzproblem, indem sie potentiell viel Zeit binden, im Fall von Reaktion 3 beim Mitarbeiter selbst oder, im Fall von Reaktion 4, bei der Compliance.

Die Lösung: digital im Browser oder in der App
Um das Effektivitätsproblem ebenso zu vermeiden wie das Effizienzproblem, bietet sich eine digitale Lösung an, die sowohl browserbasiert im Intranet als auch in eigenen Apps zur Verfügung gestellt werden kann.

Erster Schritt:
Die Grundlage für die Digitalisierung sind Entscheidungsbäume, die auf den Regeln basieren. Regeln werden darin so abgebildet, dass bei jeder Fragestellung eine möglichst eindeutige Ja/Nein-Antwort möglich ist. Erfahrungsgemäß lassen sich so bis zu 90% der compliancerelevanten Fragestellungen typisieren, systematisch bewerten und lösen.
Sämtliche theoretischen Fälle abzubilden ist nicht möglich, Einzelfallentscheidungen werden auch weiterhin erforderlich sein. Deshalb sollte das System „lernend“ aufgesetzt sein, um durch eine Analyse der jeweiligen Einzelfallentscheidungen langfristig die Quote der systematischen Bewertungen zu erhöhen.
Auch für Regeln und interne Arbeitsanweisungen, bei denen aktuell nur ein geringerer Teil der Fälle einfach darstellbar ist, sollte an Entscheidungsbäumen gearbeitet werden, um auch hier die Quote durch kontinuierliche, systematische Mustererkennung zu erhöhen.
Idealerweise wird die Entwicklung der Entscheidungsbäume als Grundlage für die Digitalisierung unter folgenden beiden Prämissen gestartet: erst die einfachen, dann die komplexen Regeln; erst die Regeln, die schon länger bestehen, dann die jüngeren Datums. So bleiben die Compliancemitarbeiter, die die Entscheidungsbäume erstellen, in der Komfortzone und entwickeln schrittweise das Selbstvertrauen, weitere Regeln entsprechend abzubilden.

Zweiter Schritt:
Die Entscheidungsbäume mit ihren binären Ja/Nein-Antworten können nun digital abgebildet werden, beispielsweise mit einem von KPMG entwickelten „Digital Process Automation“-Tool, das sich unabhängig von den Inhalten für jede Art von Entscheidungsbäumen eignet.
Die primäre Zielgruppe des Tools ist nicht etwa das Complianceteam, um Anfragen von Mitarbeitern zu beantworten: Es sind die Mitarbeiter selbst, die operativ vor einer compliancerelevanten Fragestellung stehen und diese damit lösen können.
Statt eine entsprechende Regel umständlich im Intranet suchen zu müssen, werden den Mitarbeitern eine bestimmte Seite im Intranet angeboten bzw. die entsprechende App auf einem Mobilgerät. In der geschützten Firmenumgebung werden die Mitarbeiter dann intuitiv durch den Entscheidungsbaum bis zur Lösung geführt.

Vorteile der digitalen Lösung

Einfach, schnell und klar: Die Mitarbeiter benötigen keine Vorkenntnisse bezüglich der Regel. Die Bearbeitung der Anfrage dauert in der Regel weniger als eine Minute. Die Anfrage wird klar beantwortet – mit Akzeptanz oder Ablehnung, teils über die direkte Einbindung weiterer Instanzen.

Revisionssicher: Der gesamte Vorgang wird im Tool revisionssicher gespeichert.

Integration über Schnittstellen: Unter der Voraussetzung entsprechend eingepflegter Rollen dient das Tool als Schnittstelle zu den Führungskräften bis hin zum Vorstand. Diese erhalten die Anfrage in ihrer App, bewilligen, lehnen ab oder geben an die nächsthöhere Stufe
weiter. Die Entscheidung wird im Tool gespeichert, ohne weitere Systembrüche und separate Dokumentationsquellen.
Geschenke oder Einladungen verursachen ab bestimmten Wertgrenzen einen geldwerten Vorteil, den das Unternehmen oder der Mitarbeiter versteuern muss. Mit dem Tool können andere Bereiche, beispielsweise die Steuer- bzw. die Personalabteilung ohne Systembrüche oder zusätzliche Dokumentationsquellen eingebunden werden.

Benchmarking: Das Complianceteam oder eine andere Einheit kann regelmäßig Einheiten im Haus benchmarken – hinsichtlich der generellen Nutzung des Tools und auch, was das konkrete Annahme/Vergabe-Verhalten anbelangt.

Stapelverarbeitung: Das Tool bietet die Möglichkeit zur Stapelverarbeitung: Beispielsweise lassen sich für größere Veranstaltungen, die mehrere Mitarbeiter oder Externe betreffen, Anfragen über eine eigens dafür geschaffene Liste bearbeiten. Die zeitaufwendige individuelle Bearbeitung einzelner Mitarbeiter wird vermieden.

Erfahrungen in der Praxis
In den Unternehmen, in denen wir als KPMG das Tool eingeführt haben, waren sowohl die Complianceteams als auch die anderen Mitarbeiter in kurzer Zeit von seinem Nutzen überzeugt.
Die zunächst skeptischen Compliancemitarbeiter zeigten sich schnell von der Einfachheit und Klarheit der Lösung begeistert, zumal sie das Tool selbst bedienen, also eigenständig anpassen und erweitern konnten. Einzelne Abteilungen haben das Tool, welches beispielhaft eine Regel abgebildet hatte, für diverse weitere Regeln selbst angepasst.
Die Mitarbeiter, die das Tool operativ nutzen, die „internen Kunden“, zeigen bei Compliancefragestellungen nach Einführung der Lösung ein viel höheres Maß an „Selbstbeschäftigung“, als das bisher der Fall war. In Zeiten vor der Einführung des Tools waren Mitarbeiter oft frustriert, wenn sie eine Regel nicht finden oder nicht verstehen konnten. Oft kontaktierten sie wegen des absehbar hohen Aufwands direkt die Complianceabteilung. Heute können sie ohne große Mühe selbst kurzfristig prüfen, ob bestimmte Konstellationen möglich sind oder nicht.

Fazit
Die Digitalisierung regelbasierter Complianceprozesse führt in der Summe zu mehreren positiven Effekten für die Complianceabteilung und schließlich für das gesamte Unternehmen. Sie muss seltener direkte Anfragen der Mitarbeiter beantworten, für die sich der Zeitaufwand bei der Bearbeitung von Compliancefällen ebenfalls deutlich reduziert hat. Diese Steigerung der Effizienz geht einher mit einer gesteigerten Effektivität. Das Tool bietet nicht nur höhere Sicherheit bei der Entscheidungsfindung, sondern trägt auch dazu bei, die Mitarbeiter stärker in Compliancefragen zu involvieren. Schließlich bieten die zentrale Datenhaltung sowie die Integration ins Haus durch Schnittstellen eine weit höhere Dokumentations- und Revisionssicherheit, als das bei analogen Lösungen der Fall ist.

lessig@kpmg.com